Le riunioni sono richieste quotidianamente da qualsiasi azienda o organizzazione. Al momento del processo decisionale, sono l'opzione migliore per i capi e i subordinati per coordinare le azioni e giungere a conclusioni pratiche che garantiscano i risultati attesi.
Ma nel tempo, l'incontro può diventare controproducente in quanto si allontana dal focus centrale della discussione e ruota attorno a temi casuali che non hanno nulla da aggiungere alla risoluzione dei problemi. Affinché ciò non accada, sono necessari alcuni atteggiamenti. Dai un'occhiata a dieci suggerimenti per rendere più efficaci le tue riunioni di lavoro.
1? Pianifica i tempi (e cerca di rispettarli)
Quando si chiama una riunione, impostare un'ora di inizio e un'ora di fine. Ciò consente alle parti interessate di pianificare correttamente e impedisce all'incontro di estendersi oltre quanto necessario. Per impostare i tempi, tenere conto dell'argomento da discutere e del numero di persone convocate. Infine, rispetta questi tempi.
2? Evita incontri inutili
Se il problema non riguarda più di una persona ma tu, non è necessario organizzare una riunione per risolverlo. Siediti con gli altri coinvolti e discuti rapidamente dei fattori coinvolti. Pianifica l'incontro solo quando è essenziale allineare idee o sviluppare soluzioni per un determinato argomento.
3? Invia l'agenda ai partecipanti in anticipo
Preparare un elenco di argomenti da trattare durante la riunione e inoltrarlo ai partecipanti. Ciò consente loro di preparare e abbreviare il tempo del dibattito in quanto ognuno prenderà le proprie idee precedentemente pensate. Cerca di non sfuggire all'agenda per non prolungare il tempo.
4 Agire come un vero leader
Per tenere le cose fuori controllo, devi avere un polso costante. Non devi essere autoritario, ma non lasciare che le persone si distraggano o si allontanino dal problema principale. A parte questo, lascia che le idee scorrano liberamente in modo che tutti possano sfruttare al meglio la discussione.
5? Tieni traccia
A seconda dell'argomento trattato, è possibile che le persone si sentano felici o scoraggiate. Anche così, devi rimanere calmo per calmare il tuo umore o controllare eventuali tensioni. Cerca di capire i punti di vista reciproci per mantenere l'armonia.
6 Gestisci il tempo
Affinché tutti possano dire la loro, evitare di consentire a una sola persona di monopolizzare il tempo. Impostare un limite per ogni persona per esprimere la propria opinione e quindi suggerire delicatamente che è tempo di lasciare che altre persone ne parlino.
7 Preparati
Devi anche essere preparato per l'incontro. Prima di ciò, rivedi l'agenda in questione e scrivi le tue idee principali al riguardo. Vai all'incontro con idee o soluzioni precedentemente valutate e pronte a difenderle.
8 Impara ad ascoltare
Anche se sei entrato nella sala riunioni, sei pienamente convinto che le tue idee siano le più adatte a risolvere problemi o ottenere risultati, dai ciò che gli altri partecipanti hanno la possibilità di dire. Quando viene convocata una riunione, le opinioni di tutti vengono ascoltate e quindi è possibile raggiungere un denominatore comune: se si desidera decidere da soli, non è necessario incontrare altre persone.
9 Usa elementi visivi
Esprimi chiaramente le tue idee, usando diapositive e altri supporti visivi in modo che gli altri partecipanti possano vederli nel migliore dei modi, specialmente quando hanno a che fare con dati o numeri. Solo il linguaggio può diventare noioso e distrarre le persone coinvolte.
10? Ripassa ciò di cui hai parlato
Alla fine delle discussioni, ripassa con gli altri cosa è stato discusso e quali decisioni sono state prese. Quindi inviare queste informazioni tramite e-mail. Ciò ti consentirà di vedere meglio i risultati della riunione.
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